สิ่งที่ผู้จัดงานไมซ์ต้องทำหลังจบงานอีเวนต์หนึ่งงานมีอะไรบ้าง? นอกจากเคลียร์เรื่องค่าใช้จ่ายในการจัดงานแล้ว แน่นอนว่าคงหนีไม่พ้นการรวบรวมแบบประเมินความพึงพอใจของผู้ร่วมงาน ประมวลภาพและคลิปไฮไลต์ของงาน และโพสต์ขอบคุณทุกคนที่มาร่วมงาน แต่จริง ๆ แล้วมีอีกหลายอย่างที่เราสามารถทำได้หลังจบงานเพื่อยังคงเชื่อมต่อกับผู้ร่วมงานเอาไว้ MICE Intelligence ขอนำเสนอเคล็ดลับที่จะช่วยให้การเชื่อมต่อนี้ดำเนินไปได้อีก
สร้างอีเวนต์ต่อเนื่องจากอีเวนต์ที่เพิ่งจบไป
บทสนทนาในงานไม่จำเป็นต้องจบลงเมื่อจบงาน ลองดูว่างานไมซ์ของเราได้สร้างกลุ่มคนที่มีความสนใจเหมือนกันหรือคล้ายกันบ้างหรือไม่ (ซึ่งแน่นอนว่าต้องมี) เราสามารถวางแผนได้ว่าจะมีอีเวนต์เล็ก ๆ ที่ต่อเนื่องจากอีเวนต์ใหญ่ที่กำลังจะจบไป และเชิญผู้เข้าร่วมงานกลุ่มนั้นได้มาพบเจอกันอีกครั้งได้ ตัวอย่างเช่นเราจัดงาน Hospitality Talk และพบว่ากลุ่มธุรกิจที่พักชายทะเลดูน่าสนใจและพวกเขาก็ต่างอยากพูดคุยกันมากกว่านี้ อย่ารอช้าหลังงาน Hospitality Talk จบลง เราสามารถจัดงานประชุมผู้ประกอบการกลุ่มธุรกิจที่พักชายทะเลได้ (อาจจะจัดงานให้หลังสักหนึ่งเดือน คือเว้นระยะห่างจากงานก่อนหน้าสักหน่อยแต่ไม่ทิ้งช่วงให้นานจนเกินไป) เชิญกลุ่มคนจากทอล์กครั้งก่อนของเรามาเข้าร่วมในงานไม่ต้องพิธีรีตองเยอะ จุดประสงค์คือเน้นให้เกิดบทสนทนาที่มากขึ้นได้รู้จักกันมากขึ้นและอาจสามารถนำไปสู่ความร่วมมือทางธุรกิจได้มากขึ้น ไม่ว่าจะทั้งผู้ประกอบการหรือผู้จัดงานไมซ์อย่างเราเองเรียกว่าวิน-วินทุกฝ่าย
ทุกคำถามจะได้รับคำตอบ
หลายครั้งที่อีเวนต์ของเรามีวิทยากร มีช่วงสัมมนา และช่วงท้ายของงานมักจะเปิดให้ผู้เข้าร่วมงานถามคำถาม แต่ด้วยข้อจำกัดทางด้านเวลาทำให้วิทยากรไม่สามารถตอบคำถามได้ทั้งหมด ข้อแนะนำคือให้ทีมงานรวบรวมคำถามที่ยังไม่ได้คำตอบจัดเป็นหมวดหมู่ แล้วส่งให้วิทยากรหลังจบงาน ให้เขาได้ตอบคำถามเหล่านั้นเพื่อที่เราจะได้นำคำตอบเหล่านั้นมาเผยแพร่ให้กับทุกคนได้อ่านผ่านแพล็ตฟอร์มโซเชียลมีเดียทั้งหลายที่มี นอกจากจะช่วยสร้างมูลค่าเพิ่มให้เนื้อหาของงานแล้ว ผู้ร่วมงานก็จะรู้สึกว่าเราใส่ใจพวกเขาอีกด้วย
“เสียดายที่คุณไม่ได้มาร่วมงานของเรา”
โดยปกติแล้วนอกจากส่งแบบประเมินความพึงพอใจออนไลน์ภายใน 12 ชั่วโมง และอีเมลขอบคุณผู้เข้าร่วมงานแล้ว เราสามารถส่งอีเมลไปถึงผู้ที่ไม่ได้มาร่วมงานได้ ซึ่งส่วนใหญ่มักจะเป็นคนที่ลงทะเบียนแล้วว่าจะมาแต่ดันติดธุระกะทันหัน แทนที่เราจะส่งอีเมลขอบคุณหว่านไปให้ครบทุกรายชื่อที่เรามี คัดแยกรายชื่อเหล่านี้สักนิด แล้วอีเมลหาพวกเขา แจ้งว่าเสียดายที่คุณไม่ได้มาร่วมงานของเรา พร้อมแบบ link ของงาน ประมวลภาพและคลิปไฮไลต์ รวมถึงเนื้อหาสำคัญที่เกิดขึ้นในงาน ให้พวกเขารู้สึกว่าเราใส่ใจพวกเขาและอยากให้ได้มีโอกาสมาร่วมงานจริง ๆ สิ่งสำคัญที่สุดคือ เคล็ดลับที่บอกมานี้ไม่ใช่ว่าคิดแล้วทำก่อนจบงานได้ทันที ทุกอย่างต้องเกิดการวางแผน ตั้งแต่เนื้อหา รูปแบบการนำเสนอ ช่องทางการสื่อสาร ไหนจะใครประสานงาน ใครดูแลเรื่องต่าง ๆ ฯลฯ เหล่านี้คือเรื่องที่ต้องใส่ใจก่อน เพราะถ้าเราไม่ได้ใส่ใจในงานไมซ์ของเราแล้ว ต่อให้พยายามเชื่อมต่อกับผู้ร่วมงานแค่ไหน แต่งานออกมาไม่ดี ก็คงไม่มีใครอยากคุยกับเราต่อ
แหล่งข้อมูล:
- https://www.socialtables.com/blog/event-marketing/post-event-engagement/
- https://splashthat.com/resources/event-marketing-guide/post-event-engagement-strategies
