นักการตลาดจากหลายธุรกิจเริ่มพูดถึงโลกยุคหลังโควิด-19 หรือ Post COVID World ที่พฤติกรรมผู้บริโภคและนักเดินทางจะเปลี่ยนไปจากเดิม จนเกิดเป็น New Normal หรือความปกติแบบใหม่ในโลกการตลาด สำหรับแวดวงการจัดประชุมนานาชาติที่อาศัยการรวมตัวและการเดินทางข้ามประเทศเป็นหลัก ย่อมได้รับผลกระทบอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ วิกฤตนี้จึงเป็นความท้าทายของธุรกิจการจัดประชุมที่จะใช้นวัตกรรมและมาตรการความปลอดภัยที่เข้มแข็ง เพื่อดึงความมั่นใจจากนักเดินทางกลับมา
International Congress and Convention Association (ICCA) หรือ สมาคมการประชุมนานาชาติที่มีเครือข่ายสมาชิกกว่า 86 ประเทศทั่วโลก ได้ออกมาสนับสนุนและมอบความช่วยเหลือให้กับอุตสาหกรรม โดยสร้างศูนย์ข่าวสารโควิด-19 เพื่อสื่อสารข้อมูลที่จำเป็น รวมทั้งจัดเสวนาแบบออนไลน์เพื่อให้สมาชิกพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น มาติดตามกันว่าอุตสาหกรรมการจัดประชุมของไทยจะสามารถนำไปปรับใช้ได้อย่างไร
ICCA ได้ยกเอา Whitepaper (เอกสารแนะนำแนวคิด) ด้านการบริหารงานในช่วงวิกฤตสำหรับงานประชุม ที่เคยประกาศตั้งแต่ปี 2019 มาเป็นแนวทางให้กับสมาชิกโดยแนะนำว่าอุตสาหกรรมการจัดประชุมควรจัดตั้งหน่วยบริหารงานพิเศษในช่วงวิกฤต (Crisis Management Team) เพื่อวางกลยุทธ์การสื่อสารที่สร้างความมั่นใจให้กับผู้เกี่ยวข้อง กำหนดให้ข่าวสารช่วงวิกฤตต้องเสนอผ่านหน่วยงานหลักเพียงช่องทางเดียวเท่านั้นเพื่อป้องกันการสื่อสารที่สับสนวางแผนทั้งเชิงรุก (กำหนดมาตรการล่วงหน้า) และเชิงรับ (สื่อสารเมื่อเกิดสถานการณ์ฉุกเฉิน) โดยยึดความปลอดภัยของคนในอุตสาหกรรมเป็นอันดับแรก และควรสร้างศูนย์กลางข้อมูลที่สื่อสารได้อย่างคล่องตัว โดยหน่วยงานด้านการจัดประชุมและนิทรรศการนานาชาติที่สำคัญเช่น ICCA UFI หรือ TCEB ของไทยก็ได้สร้างศูนย์รวมข้อมูลเพื่ออุตสาหกรรมกันแล้ว สามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมของ Whitepaper จาก ICCA ได้ ที่นี่
เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับ “Virtual Meeting”
เราเชื่อว่าการได้พบปะแลกเปลี่ยนกันแบบ Face to Face เป็นหนึ่งในกุญแจสำคัญที่ทำให้การประชุมประสบความสำเร็จ แต่จากสถานการณ์โควิด-19 นี้ เราจำเป็นที่จะต้องใช้เทคโนโลยีมาช่วยสานต่อภารกิจ ให้การแลกเปลี่ยนองค์ความรู้และสร้างเครือข่ายยังคงเดินหน้าต่อไปได้ ICCA จึงได้มีการจัดเสวนาแบบออนไลน์ผ่าน Webinar เพื่อช่วยให้สมาชิกจากทั่วโลกก้าวสู่การประชุมแบบ Virtual Meeting หรือการประชุมเสมือนจริงได้อย่างมั่นใจมากขึ้น ทั้งเรื่องรูปแบบการจัดงาน เทคโนโลยี และแนวโน้มของตลาดการจัดประชุมแบบออนไลน์จากมุมมองของผู้เชี่ยวชาญด้าน Online Event และสมาคมต่าง ๆ สามารถชมการประชุมย้อนหลังได้ ที่นี่
สำหรับอุตสาหกรรมการจัดประชุมของไทย คุณนนท์ นิงสานนท์ กรรมการผู้จัดการบริษัท Wild Blue Congress Organizer ได้ให้สัมภาษณ์กับ MICE Intelligence Team ว่าธุรกิจ PCO (Professional Conference Organizer) มองว่ากลุ่มนักเดินทางไมซ์จะยังมีความกังวลกับการเดินทางและการรวมกลุ่มไปอีกกว่า 2-3 ปี ดังนั้น การจัดงานควรเปลี่ยนรูปแบบไปเป็น Virtual Meeting มากขึ้น ทั้งแบบ Video และ Live Streaming จากแต่ก่อนที่คิดว่า Virtual จะมาเสริมศักยภาพของงานประชุม ตอนนี้อาจจะกลายไปเป็น Main Function (องค์ประกอบหลัก) ของการจัดงานต่อ ๆ ไป
ดังนั้นธุรกิจไมซ์จึงควรใช้วิกฤตินี้เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับ Virtual Meeting เร่งเตรียมบุคลากร เติมความคิดสร้างสรรค์ สร้างการมีส่วนร่วมผ่านออนไลน์ให้มากที่สุด TCEB จะทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางข้อมูลโควิด-19 เพื่ออุตสาหกรรมไมซ์ไทย รวมทั้งพัฒนา Virtual Meeting Space เพื่อรองรับการจัดประชุมภายในประเทศและระดับนานาชาติ ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต คุณสามารถติดตามสถานการณ์โควิด-19 รวมถึงแนวทางการจัด Virtual Meeting ในอนาคตได้ทางเว็บไซต์ของ TCEB รวมทั้งอัพเดตแนวทางฟื้นฟูธุรกิจไมซ์หลังโควิด-19 ได้ทาง Facebook Instagram
Twitter ของ MICE Intelligence Center
