คงปฎิเสธไม่ได้ว่าสิ่งที่ผู้จัดงานต้องการมากที่สุดคือ จะทำอย่างไรให้ผู้เข้าร่วมงานเกิดความประทับใจ หรือมีประสบการณ์ที่ดีภายหลังจากเข้าร่วมงาน ซึ่งองค์ประกอบที่สำคัญคือ การทำให้ผู้เข้าร่วมงานมีความรู้สึกร่วม หรือการเป็นส่วนหนึ่งของงาน (Engagement) มากที่สุด คำถามคือ แล้วจะด้วยวิธีการใดที่จะสามารถได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด และผู้จัดงานต้องทำอย่างไรที่จะสามารถส่งผ่านเนื้อหาสาระ หรือนำเสนอ (Object) ให้แก่ผู้เข้าร่วมงาน (Subject) ให้ได้มากที่สุด หากทำให้เกิดความประทับใจ ก็จะส่งผลให้ผู้เข้าร่วมงานกลับมาเข้าร่วมในปีต่อ ๆ ไป

ในโลกของการขับเคลื่อนด้วยนวัตกรรม ทำให้เกิดเครื่องมือที่มีส่วนช่วยในการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้เข้าร่วมงาน อาทิ VR AR Hologram เป็นต้น ดังนั้น การที่ผู้ประกอบการสามารถนำเอาเทคโนโลยีเหล่านั้นมาปรับใช้ และตอบสนองความต้องการของทั้งผู้จัดงานและผู้เข้าร่วมงานมากที่สุด ก็จะเป็นผู้ชนะในสนามการแข่งขันนี้ ดังนั้น ก่อนที่ผู้จัดงานจะนำสิ่งเหล่านี้ไปวางแผนการจัดงาน ผู้จัดงานควรทำความเข้าใจก่อนว่า การรับรู้หรือการมีส่วนร่วมของมนุษย์เรามีกี่ระดับ เริ่มด้วย (1) Cognitive – คือ ระดับของการรับรู้และการเข้าไปมีส่วนร่วมกับมันมากแค่ไหน นำไปสู่ (2) Emotional – ซึ่งคือ  ระดับของความรู้สึก ว่าเรารู้สึกกับสิ่งนั้นอย่างไร มากน้อยแค่ไหน  (result of your engagement) แน่นอนว่าถ้าเรามีความรู้สึกร่วม เราก็จะแสดงออกมาผ่าน (3) Behavioral – พฤติกรรมของเรานั้นเอง ดังนั้น หากเราสามารถเข้าใจ 3 ลักษณะนี้ได้ ก็จะสร้างให้ผู้เข้าร่วมงานมีส่วนร่วมที่ดีได้ นำไปสู่พฤติกรรมในแง่บวกต่องานของเรา แม้ว่าจบงานไปแล้ว ผู้เข้าร่วมก็ไปพูดต่อ

ปัจจุบัน มีเทรนด์มากมายที่เราสามารถนำไปปรับใช้ได้สำหรับการสร้างความประทับใจ หรือความมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมงาน ซึ่งเป็นที่น่าสังเกตว่า นวัตกรรมในการจัดงานถือได้ว่ามีบทบาทสำคัญอย่างมาก เรามาดูกันว่ามีอะไรกันบ้าง เริ่มด้วย Gamification (Scalable Audience Response) แน่นอนว่ามนุษย์เราชอบความท้าทาย ดังนั้นการ Challenge ผู้เข้าร่วมงานด้วยวิธการต่าง ๆ ก็จะต้องนำไปสู่ความรู้สึกร่วม อยากที่จะเอาชนะ อยากที่จะสร้างความโดดเด่นให้กับตนเอง ดังนั้น การที่เรานำเอา Content ของงานมาตั้งเป็น Mission หรือ Quest ให้กับผู้เข้าร่วมงาน ก็เป็นอะไรที่น่าสนใจไม่น้อย เริ่มง่าย ๆ แค่สมมุติว่า ถ้าใครเข้าห้องสัมมนาก่อน 10 – 15 นาที หลังจาก Lunch Break หรือไปเยี่ยมบูธภายในงานให้ได้มากกว่า 10 บูธ ก็จะได้คะแนนไป สิ้นสุดงานมาวัดกันว่าใครได้คะแนนเยอะสุด ก็ได้รับรางวัลไป สร้างแรงจูงใจให้สักหน่อยไม่เสียหาย

Personalization การเข้าใจว่าลูกค้าเราต้องการอะไร พูดเหมือนง่าย แต่การจะเข้าใจคน ๆ หนึ่งได้ มันต้องอาศัยข้อมูลที่เก็บไว้อย่างมหาศาล (Big Data) ข้อมูลยิ่งมากก็จะเข้าใจมากเป็นธรรมดา และเมื่อข้อมูลมีมาก เราก็จะคาดเดาได้ว่า คน ๆ นี้ เค้าต้องการอะไร เมื่อเรารู้ว่าเค้าต้องการอะไร เราก็นำเสนอในสิ่งที่เค้าต้องการได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม ลองคิดดูว่า หากมีคนมานำเสนออะไรที่คุณต้องการโดยคุณยังไม่ได้บอกอะไรสักคำ คุณจะรู้สึกอย่างไร ไม่ต่างกันสำหรับการประชุม หากผู้จัดงานรู้ว่าเราชอบอะไร หรืออยากคุยธุรกิจกับใคร (Smart Matchmaking) ก็น่าจะสร้างความน่าสนใจไม่น้อย

People – Centric Initiative หรือใส่ใจกันมากขึ้น ซึ่งปัจจุบันการที่เราจะเข้าใจผู้เข้าร่วมงานของเราอาจจะไม่เพียงพออีกต่อไป นอกจากการนำเสนอสิ่งที่แต่ละคนชอบให้โดนใจแล้ว การนำเสนอความต้องการบนพื้นฐานของมนุษย์กลายมาเป็นสิ่งที่คนให้ความสนใจ ยกตัวอย่างเช่น เรื่องสุขภาพกลายมาเป็นเรื่องที่ทุกคนให้ความสำคัญ ดังนั้น ก็จะไม่แปลกใจที่เราจะเห็นการที่ผู้จัดงานเตรียมของเบรคที่มัน Healthy เน้นผักผลไม้ Bar เหล้าสุราก็กลายมาเป็น Juice Bar หรือแม้แต่ในงาน Conference ที่มีตารางให้ผู้เข้าร่วมงานตื่นมาตอนเช้าวิ่ง Marathon หรือ Yoga Class ก็เป็นอีก Idea หนึ่งที่สามารถนำไปใช้กันได้ อีกกระแสหนึ่งที่เห็นกันมากมายตามพื้นที่ในงาน Conference ที่ผู้จัดงานพยายามให้ความสำคัญไม่ว่าจะเป็นที่พักสำหรับผู้เข้าร่วมฟังสัมมนาพักผ่อนระหว่าง session ต่าง ๆ อาจจะเป็นห้องสีขาว (White Spaces) พร้อมกับเพลงสบายๆ ช่วยลดความเครียดหลังจากฟังงานบรรยายมา หรือแท่นชาร์จโทรศัพท์หรือ Notebook ตามมุมต่างๆ ในโซนการจัดงาน เป็นต้น

ท้ายที่สุด แนวคิดหรือแนวทางในการปฎิบัติตามกระแสในยุคปัจจุบันก็เป็นแค่ข้อเสนอแนะที่ผู้จัดงานควรที่จะทราบไว้ แต่จริง ๆ แล้ว สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ การที่ผู้จัดงานต้องเริ่มลงมือทำให้เกิดเป็นรูปธรรมมากที่สุด

Source: The New Rules of Attendee Engagement, eventmanagerblog.com