ในยุคที่ผู้เข้าร่วมงานไมซ์สามารถเข้าถึงข้อมูลข่าวสารทุกอย่างในโลกออนไลน์ โจทย์การจัดงานประชุมให้โดนใจผู้เข้าร่วมก็ยิ่งยากขึ้นเป็นเท่าทวี เนื้อหา (Content) ใหม่ ๆ จากสุดยอดนักพูด (Speaker) ของวงการอาจดึงความสนใจจากผู้เข้าร่วมได้ แต่ Content ดี ๆ ที่มาพร้อมประสบการณ์ทาง “อารมณ์” และ “ความรู้สึก” อันน่าประทับใจจะอยู่ในใจของผู้เข้าร่วมตลอดไป สร้างความผูกพันกับแบรนด์ของงานได้ไม่รู้จบ เรามาดูกันว่างานประชุมจากทั่วโลก เขาเติมสีสันความสนุกกันอย่างไรบ้าง

สร้างความสนุกด้วยรูปแบบของเกมโชว์
การเติมลูกเล่นแบบเกมโชว์เล็ก ๆ ให้ผู้เข้าร่วมได้ลุ้น ได้สงสัย ได้แข่งขัน สามารถสร้างความผูกพันระหว่างผู้เข้าร่วมกับงานได้และยังกระตุ้นให้สมองของผู้เข้าร่วมตื่นตัวตลอดเวลา Pulse 2018 งานประชุมนานาชาติด้านการบริการลูกค้า (Customer success) ได้ใช้รูปแบบเกมโชว์คลาสสิคอย่าง The Newlywed Game มาสร้างสีสัน โดยผู้ดำเนินรายการ (Moderator) จะโยนคำถามให้กับ Speaker กลุ่มละ 1 คำถาม จากนั้น Speaker ก็จะเขียนคำตอบลงบนกระดาษแผ่นใหญ่ ในขณะเดียวกัน Moderator ก็จะโยนคำถามเข้าไปในระบบตอบแบบสำรวจแบบสด (Live polls) ให้ผู้เข้าร่วมตอบคำถามเดียวกันนี้ ผ่านแอพพลิเคชั่นในมือถือ (Mobile Application) เพื่อนำคำตอบที่ได้ทั้งหมดมาพูดคุยแลกเปลี่ยนกัน

งานประชุม Dells #Social360 UnConference ที่เป็นส่วนหนึ่งของเทศกาลดนตรีและนวัตกรรมอย่าง South by Southwest ก็ใช้รูปแบบของเกมโชว์ในการเปิดตัว Speaker ของทั้งงานแบบเจาะลึกมากขึ้น ด้วยรูปแบบเกมง่าย ๆ คล้ายรายการ 4 ต่อ 4 แฟมิลี่เกมในบ้านเรา โดยให้เหล่า Speaker แข่งขันกันตอบคำถามที่มาจากแบบสำรวจก่อนร่วมงาน คำตอบของทีมไหนอยู่ใน 3 อันดับแรกของคำตอบของคนทั้งงานก็จะได้คะแนนไป รูปแบบนี้ช่วยให้ Speaker ได้แสดงความชำนาญเฉพาะทางของตัวเองออกมาและช่วยให้ผู้เข้าร่วมได้ใกล้ชิด Speaker ในมุมที่เป็นส่วนตัวมากขึ้นอีกด้วย

(CEO and co-founder of Reddit, Steve Huffman interviewed by CNBCs Karen Tso onstage at the Web Summit in Lisbon.)

เปลี่ยน “การสื่อสารทางเดียว” ให้เป็น “บทสนทนา”
ภาพ Speaker ขึ้นเวทีและเปิดสไลด์อาจเกิดขึ้นซ้ำ ๆ จนกลายเป็นความน่าเบื่อ หลายงานประชุมทั่วโลกเริ่มลดความเป็นทางการด้วยรูปแบบ Fireside chat หรือการสนทนาสบาย ๆ ที่ Moderator จะชวน Speaker พูดคุยแบบเป็นกันเองบนเวทีและเก้าอี้ที่ไม่เป็นทางการ วิธีนี้จะช่วยลดความกดดันของ Speaker ทำให้ง่ายต่อการเล่าเรื่องเบื้องหลังหรือเรื่องที่เจาะลึกมาก ๆ นอกจากนี้ผู้เข้าร่วมยังสามารถโยนคำถามที่อยากรู้ผ่าน Application ต่าง ๆ ที่มีอยู่มากมายในปัจจุบัน ซึ่ง Moderator สามารถเลือกคำถามยอดฮิตจากคนทั้งงานมาใช้ถามได้ทันที

อบอุ่นและผ่อนคลายด้วย “Campfire session”
หลายงานประชุมทั่วโลกเริ่มหยิบยืมบรรยากาศ อบอุ่น สบาย ๆ เป็นกันเองของการรอบกองไฟที่เราคุ้นเคยสมัยเด็ก ๆ มาใช้ในงานประชุมมากขึ้น อาทิ งานประชุมของสมาคมอุตสาหกรรมระดับโลกอย่างงาน MPI ที่มีผู้เข้าร่วมกว่า 17,000 คน ได้จัดให้มีการประชุมแบบแคมป์ไฟ (Campfire) เล็ก ๆ ใช้เวลาไม่เกิน 30 นาทีที่ผู้เข้าร่วมจะล้อมวงกันแบบไม่เป็นทางการ โดยมี Speaker เริ่มการสนทนาให้ หลังจากนั้นจะเป็นการแลกเปลี่ยนกันตามธรรมชาติของผู้เข้าร่วมทั้งหมด Campfire session อาจเป็นช่วงเวลาที่ไม่ต้องการเทคโนโลยีใด ๆ มาช่วยเหลือเลย เพื่อกรองให้เวลานี้เป็นช่วงของการแลกเปลี่ยนระหว่างมนุษย์ต่อมนุษย์จริง ๆ เช่นเดียวกับการตั้งแคมป์ในป่าที่ไม่มีแม้แต่ Wi-Fi

แหล่งข้อมูล
https://blog.sli.do/5-creative-ideas-for-conference-sessions/
https://blog.sli.do/the-newlywed-game-how-to-run-amazingly-interactive-panel-sessions/
https://www.aventri.com/blog/how-to-host-a-successful-campfire-session